Dalam rangka memfasilitasi mahasiswa Fakultas Ilmu Budaya (FIB) Universitas Airlangga (UNAIR) dalam proses pengunggahan mandiri karya ilmiah mereka, telah diselenggarakan pelatihan online selama tiga hari berturut-turut dengan pemateri Staf Ruang Baca FIB UNAIR Nadia Tsaurah. Pelatihan tersebut bertujuan untuk memberikan pemahaman tentang proses pengeditan file PDF serta prosedur unggah mandiri karya ilmiah melalui platform Ailis for education.

Dalam sesi pelatihan kali ini, peserta dapat mengikuti secara langsung melalui live streaming di YouTube FIB UNAIR untuk mempelajari tata cara pengeditan file PDF dan prosedur unggah mandiri karya ilmiah. Adapun materi yang disampaikan berkaitan dengan regulasi terkait penyerahan karya ilmiah akhir mahasiswa, seperti Peraturan Menteri Pendidikan Kebudayaan Riset dan Teknologi RI Nomor 53 Tahun 2023, serta Peraturan Rektor UNAIR Nomor 46 Tahun 2016.

Menurut peraturan tersebut, penyerahan karya ilmiah akhir merupakan salah satu kewajiban bagi mahasiswa sebagai bagian dari tugas akhir mereka di perguruan tinggi. Karya ilmiah tersebut memiliki beberapa tujuan, antara lain untuk pengayaan repositori UNAIR, menjadi referensi bagi mahasiswa lain yang sedang menulis karya ilmiah, serta untuk branding dari Universitas Airlangga.

Selain itu, penyerahan karya ilmiah juga merupakan syarat untuk mengajukan yudisium atau wisuda bagi mahasiswa. Mahasiswa yang menyerahkan karya ilmiah akan menerima surat keterangan penyerahan karya ilmiah serta tanda terima bebas pinjaman dari Perpustakaan Pusat dan Ruang Baca FIB.

Proses penyerahan karya ilmiah dilakukan melalui beberapa langkah. Pertama, mahasiswa harus melakukan pengeditan file PDF sesuai dengan format yang ditentukan. Disarankan untuk menggunakan Adobe Acrobat untuk memudahkan proses editing, karena Adobe Acrobat memungkinkan untuk mengedit header, footer, dan bookmark dengan lebih mudah.

Setelah melakukan pengeditan, mahasiswa dapat mengunggah file karya ilmiah mereka melalui platform Ailis for education. Proses ini akan diverifikasi oleh Perpustakaan Pusat, dan jika ada revisi yang diperlukan, mahasiswa akan diberikan kesempatan untuk memperbaiki file mereka.

Setelah file disetujui, mahasiswa akan menerima surat keterangan penyerahan karya ilmiah, yang dapat diunduh melalui platform Ailis. Selanjutnya, mahasiswa harus menyerahkan hard copy karya ilmiah mereka ke perpustakaan kampus terdekat sesuai dengan lokasi fakultas mereka.

Setelah proses di Perpustakaan Pusat selesai, selanjutnya, mahasiswa datang fisik ke RBC untuk menyerahkan satu buku sumbangan ke Ruang Baca FIB. Penentuan judul buku apa yang disumbangan adalah dari Prodi sehingga prodi mengeluarkan tanda terima sumbangan buku.

Setelah semua proses selesai, mahasiswa akan menerima surat bebas pinjam dari Ruang Baca FIB, yang menandakan bahwa mereka telah menyelesaikan semua persyaratan yang diperlukan untuk penyerahan karya ilmiah mereka.

Dengan demikian, melalui pelatihan online ini, diharapkan mahasiswa FIB UNAIR dapat memahami dengan baik prosedur pengunggahan mandiri karya ilmiah mereka dan menyelesaikan proses tersebut dengan lancar. Seluruh informasi terkait prosedur tersebut juga dapat diakses melalui platform Ailis for education serta dapat diperoleh langsung dari perpustakaan kampus.